De afgelopen maanden zijn er een aantal brochures verschenen naar aanleiding van de invoering van de nieuwe regelgeving voor privacy (AVG). Vier werkgroepen maakten dit jaar een praktische doorvertaling van de nieuwe privacywetgeving voor de automotive branche.
Van de brochure ‘AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur’ is nu ook een engelstalige variant beschikbaar:
Klik hier voor het bekijken van alle brochures rondom AVG.
In deze bijdrage beschrijven we hoe in de automotivesector met bewaartermijnen omgegaan kan worden. Deze bewaartermijnen zijn niet afhankelijk van de vorm (digitaal vs. hardcopy) of de middelen (systemen/ applicaties/documenten etc.) die gebruikt worden bij het verwerken/bewaren van de persoonsgegevens. Onderwerpen die behandeld worden zijn winback, vaststellen van de bewaartermijn en de verwerking van persoonsgegevens in de winbackperiode.
Deze bijdrage is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd.
Klik hier voor het downloaden van AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur
Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Deze uitgave gaat in op de verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens met daarbij extra aandacht voor het doel: gebruik van persoonsgegevens voor commerciële communicatie. Dit boekje is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd. INDI – Brochure – AVG – Grondslagen – Interactieve PDF
Jaarlijks wordt er op verzoek van het INDI-bestuur een onderzoek gedaan naar de werking van en toegang tot het INDI-platform. De audit wordt uitgevoerd op de processen van het RDC die het INDI platform beheert. In de opdrachtverstrekking is er gevraagd te kijken naar acht specifieke normen over INDI.
Hieronder hoort ook de analyse voor welke doeleinden RDC data gebruikt of kan gebruiken. Verder is gecheckt of alles AVG-proof gebeurt.
Het resultaat is positief. RDC heeft aangetoond op alle punten te voldoen aan de vereisten. Het INDI-platform is veilig en er zijn afdoende processen en procedures om deze veiligheid nu en in de toekomst te kunnen garanderen. Dit betekent overigens niet dat dit door de vereniging INDI niet meer gecontroleerd wordt. Vereniging INDI zal frequent deze audit door KPMG laten herhalen.
Hierbij ontvangt u de presentatie van de slotsessie AVG-bijeenkomst van 25 april 2018:
Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘De rechten van uw klant en prospects, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Dit boekje biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. INDI – Brochure – De rechten van uw klant en prospect
Slotsessie AVG-bijeenkomst INDI 25 april 2018
Op 25 april vond de vierde bijeenkomst AVG plaats in het BOVAGhuis in Bunnik. Deze sessie is het sluitstuk van een serie bijeenkomsten die in het kader van de nieuwe privacywetgeving (AVG) hebben plaatsgevonden. Met ruim 60 deelnemers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties was de branche goed vertegenwoordigd.
De AVG die per 25 mei aanstaande in werking treedt, houdt de gemoederen in het bedrijfsleven goed bezig. Voor Vereniging INDI, dat het centrale verzamel-, validatie- en uitwisselpunt van NAW-gegevens voor de importeurs en dealers binnen het merkkanaal vormt, dan ook een logische stap om hier een helpende hand in aan te bieden.
Kennisdeling en inhoudelijke discussies
In het afgelopen half jaar hebben vier werkgroepen zich beziggehouden met thema’s als grondslagen en doeleinden, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen. Doel van iedere werkgroep was om een praktische doorvertaling te maken van de nieuwe privacywetgeving voor de auto-branche. Tijdens de vier plenaire bijeenkomsten zijn de resultaten uit deze werkgroepen gepresenteerd. Kennisdeling en inhoudelijke discussies stonden daarbij centraal.
Een belangrijke voorwaarde voor dealers en importeurs om te kunnen voldoen aan de AVG is dat systemen hierop ingericht zijn. Tijdens de slotsessie hebben vier DMS-leveranciers de aanwezigen inzicht gegeven in hoe zij de AVG in hun DMS-pakketten hebben doorgevoerd. Daarbij werd eens te meer duidelijk dat de nieuwe privacywetgeving geen exacte handleiding biedt, maar dat hier in de uitwerking verschillende interpretaties op losgelaten kunnen worden.
Resultaten
Het eerste resultaat uit de werkgroepen is opgeleverd. De INDI-uitgave: De rechten van uw klant en prospect, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur, biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. Deze uitgave is te gratis te downloaden op deze website. Een tweede uitgave met een uitwerking van de diverse grondslagen volgt op korte termijn.
Ten aanzien van het thema opt-in wordt op korte termijn door BOVAG en RAI Vereniging een voorkeursformulier aan de branche aangeboden. Dit formulier dat bestaat uit twee varianten, voor klanten en voor klanten en prospects, helpt het dealerbedrijf om van iedere klant of prospect haar voorkeuren voor commerciële benadering in kaart te brengen.
Tenslotte wordt op het gebied van bewaartermijnen de laatste hand gelegd aan een branche-standaard voor een bewaartermijnenstructuur. Met deze standaard die aan de toezichthouder zal worden aangeboden, wil de branche aantonen dat het op een professionele en onderbouwde wijze invulling heeft gegeven aan de nieuwe privacywetgeving.
Klik hier om de presentatie te downloaden van deze bijeenkomst.
De bijeenkomsten over AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.
24 april 2018
Laat u nu overtuigen van de voordelen van INDI 2.0 met dit filmpje, gemaakt door RDC!
Het pakket EVA van DMS leverancier CDK Global is afgelopen maand officieel gecertificeerd voor INDI 2.0 door de vereniging INDI.
INDI is het succesvolle branche-initiatief om de database van de dealer up-to-date te houden. Zowel klantgegevens als voertuiggegevens worden gecorrigeerd, aangepast en aangevuld. Een schone database is erg belangrijk voor alle interne processen en marketingactiviteiten.
Vrijwel alle automerken zijn binnen INDI vertegenwoordigd. Zij vragen van DMS-leveranciers om een goede koppeling met INDI te realiseren. Een certificering garandeert de gebruiker binnen het dealerbedrijf dat de INDI-koppeling met het DMS-pakket goed werkt en praktisch ingericht is.
Om een goed werkende koppeling te kunnen garanderen, werkt INDI met certificeringen. Voor INDI 1.0 zijn Autoline en EVA van CDK, Wincar van Reynolds & Reynolds, CarIT van Axians, Engine en incadea.dms van Incadea, OEC van Carsoft en I’Car van ITmotive gecertificeerd. Met de komst van INDI 2.0 worden de DMS-pakketten opnieuw gecertificeerd. EVA heeft als eerste dit certificaat behaald.
Er zijn inmiddels meer dan 750 dealers die INDI-gebruiken en vrijwel alle DMS systemen hebben een werkende aansluiting. “Wij streven naar een frequente en coöperatieve samenwerking met alle belangrijke DMS-leveranciers. INDI is inmiddels een geaccepteerde branchestandaard is. DMS-leveranciers zien het belang van een schone database, zij weten dit goed op waarde te schatten. Alle systemen, processen en activiteiten werken beter met schone data.” Aldus Martin Huisman, voorzitter van de Vereniging INDI.
INDI geeft ook invulling aan de data-uitwisselingsafspraken tussen dealer en importeurs. Het onafhankelijke INDI-platform distribueert gegevens conform dataconvenanten en is compliant met de nieuwe privacywetgeving (GDPR). Met de invoering van INDI 2.0 is de merkketen direct op de hoogte is als er iets verandert in de klantgegevens, het autobezit of privacy-instellingen, waardoor de klant zich bij ieder contact met de vestiging, de onderneming en de merkketen erkend en herkend voelt.
Het INDI-platform wordt door RDC uitgevoerd, bestaat al 9 jaar en was aan vernieuwing toe. Door de complete herbouw van INDI -in de vorm van INDI 2.0- is een solide fundament voor het valideren en actualiseren van klantgegevens neergezet. In de komende releases voegt RDC aanvullende functionaliteiten toe, zoals afgesproken met vereniging INDI. De software is volledig door RDC ontwikkeld op basis van een microservice-architectuur en maakt gebruik van de ‘Platform as a Service’-technologie van de Microsoft Azure Cloud in Amsterdam. Hierdoor is de dienst zeer schaalbaar.
Indien gewenst kunnen de DMS-systemen iedere paar minuten worden bijgewerkt met de laatste verrijkingen. Voor de gebruiker biedt dit de modernste techniek onder de motorkap. De dienst verloopt volautomatisch door de slimme samenwerking tussen INDI en het DMS. Via het INDI-dashboard heeft de gebruiker dan volledige controle en kan hij verrijkingen beoordelen.
Over de vereniging INDI
Vereniging INDI is een initiatief van RAI Vereniging afdeling Auto’s en BOVAG Autodealers. Voor meer informatie over dit persbericht kunt u contact opnemen met voorzitter Martin Huisman (06-22555754).
Over RDC
RDC is informatiseerder van en voor de branche. Voor meer informatie over dit persbericht kunt u contact opnemen met René Stolp (020-5497186).
Tweede AVG-bijeenkomst INDI 24 januari 2018
Op 24 januari vond de tweede bijeenkomst AVG plaats in het Postillion in Bunnik. Vier werkgroepen hebben de afgelopen maanden gezocht naar een praktische uitwerking van de veranderingen die de AVG met zich meebrengt. De voorlopige resultaten werden deze middag gepresenteerd. Met een opkomst van ruim 60 deelnemers was de branche ruim vertegenwoordigd.
In aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 heeft in november de eerste bijeenkomst AVG plaatsgevonden. De vier werkgroepen die hieruit zijn opgericht hebben zich de afgelopen maanden beziggehouden met de thema’s grondslagen, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkene.
Tijdens de tweede AVG- bijeenkomst zijn de eerste resultaten gepresenteerd. Met een zaal van ruim 60 vertegenwoordigers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties leidde dit tot inhoudelijke en levendige discussies.
Praktische uitwerking
Vanuit de werkgroep Grondslagen werd aan de hand van praktische voorbeelden gepresenteerd wat de diverse grondslagen inhouden. Het belangrijkste punt van aandacht dat naar voren kwam, is de vraag wanneer iets vanuit een gerechtvaardigd belang mag en wanneer je ergens toestemming voor moet vragen. Vanuit de werkgroep opt-in werd middels het presenteren van een voorkeursformulier klantcontact hier een concrete invulling aan gegeven. Dit formulier dat een initiatief is van BOVAG en RAI Vereniging geeft een klant of prospect de mogelijkheid voorkeur en toestemming te geven voor het ontvangen van informatie zoals nieuwsbrieven of productinformatie.
Bewaren van persoonsgegevens
Een belangrijk kenmerk van de AVG is dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verkregen. In dat kader heeft de werkgroep bewaartermijnen een uitwerking van een bewaartermijnenstructuur gepresenteerd. De bewaartermijn die gehandhaafd wordt, is twee jaar na het beëindigen van de klantrelatie of na de desbetreffende transactie. Kenmerkend voor de structuur is dat gegevens gesplitst verwijderd worden. Nadat de structuur zowel juridisch als technisch getoetst is, zal het als voorstel voor een branchestandaard bij de Autoriteit Persoonsgegevens ingediend worden.
Rechten en plichten
Klanten en prospects waar gegevens van worden verzameld en gebruikt, hebben rechten. In de AVG wordt dit genoemd: de rechten van de betrokkene. Vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) waren we hier al bekend mee, in de AVG is het aantal rechten echter uitgebreid. De uitbreiding betreft het recht op vergetelheid en het recht op dataportabiliteit. Om het voor dealer en importeurs te vergemakkelijken, wordt vanuit de werkgroep Rechten van Betrokkene een handleiding met bijbehorende gedragsregels ontwikkeld.
De bijeenkomsten AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.
