Tweede AVG-bijeenkomst INDI 24 januari 2018

Tweede AVG-bijeenkomst INDI 24 januari 2018

Op 24 januari vond de tweede bijeenkomst AVG plaats in het Postillion in Bunnik. Vier werkgroepen hebben de afgelopen maanden gezocht naar een praktische uitwerking van de veranderingen die de AVG met zich meebrengt. De voorlopige resultaten werden deze middag gepresenteerd. Met een opkomst van ruim 60 deelnemers was de branche ruim vertegenwoordigd.

In aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 heeft in november de eerste bijeenkomst AVG plaatsgevonden. De vier werkgroepen die hieruit zijn opgericht hebben zich de afgelopen maanden beziggehouden met de thema’s grondslagen, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkene.

Tijdens de tweede AVG- bijeenkomst zijn de eerste resultaten gepresenteerd. Met een zaal van ruim 60 vertegenwoordigers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties leidde dit tot inhoudelijke en levendige discussies.

Praktische uitwerking

Vanuit de werkgroep Grondslagen werd aan de hand van praktische voorbeelden gepresenteerd wat de diverse grondslagen inhouden. Het belangrijkste punt van aandacht dat naar voren kwam, is de vraag wanneer iets vanuit een gerechtvaardigd belang mag en wanneer je ergens toestemming voor moet vragen. Vanuit de werkgroep opt-in werd middels het presenteren van een voorkeursformulier klantcontact hier een concrete invulling aan gegeven. Dit formulier dat een initiatief is van BOVAG en RAI Vereniging geeft een klant of prospect de mogelijkheid voorkeur en toestemming te geven voor het ontvangen van informatie zoals nieuwsbrieven of productinformatie.

Bewaren van persoonsgegevens

Een belangrijk kenmerk van de AVG is dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verkregen. In dat kader heeft de werkgroep bewaartermijnen een uitwerking van een bewaartermijnenstructuur gepresenteerd. De bewaartermijn die gehandhaafd wordt, is twee jaar na het beëindigen van de klantrelatie of na de desbetreffende transactie. Kenmerkend voor de structuur is dat gegevens gesplitst verwijderd worden. Nadat de structuur zowel juridisch als technisch getoetst is, zal het als voorstel voor een branchestandaard bij de Autoriteit Persoonsgegevens ingediend worden.

Rechten en plichten

Klanten en prospects waar gegevens van worden verzameld en gebruikt, hebben rechten. In de AVG wordt dit genoemd: de rechten van de betrokkene. Vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) waren we hier al bekend mee, in de AVG is het aantal rechten echter uitgebreid. De uitbreiding betreft het recht op vergetelheid en het recht op dataportabiliteit. Om het voor dealer en importeurs te vergemakkelijken, wordt vanuit de werkgroep Rechten van Betrokkene een handleiding met bijbehorende gedragsregels ontwikkeld.

De bijeenkomsten AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.


Succesvolle aftrap werkgroepen AVG

Op 1 november jl. hebben de eerste werkgroepsessies over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) plaatsgevonden. Ruim veertig vertegenwoordigers van dealer-holdings, importeurs, dealerverenigingen, brancheorganisaties en DMS leveranciers hebben zich een dag lang vastgebeten in de juridische en technische implicaties die de nieuwe wetgeving met zich meebrengt.

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Met de komst van de AVG worden regels en verantwoordelijkheden aangescherpt. Als ieder merk, iedere dealer en iedere holding eigen interpretaties maakt, wordt het naast duurder ook moeilijker om gegevens uit te wisselen en te automatiseren. De werkgroepen zijn een initiatief van Vereniging INDI, RDC, BOVAG en RAI Vereniging, om met elkaar in de branche tot eenduidige meningsvorming en uitwerking te komen.

Tijdens de juridische werkgroep werden de juridische implicaties van de wetgeving besproken. Thema’s als gerechtvaardigd belang, recht van vergetelheid en het verkrijgen van de opt-in passeerden de revue. In het middagprogramma, waarin de technische uitvoering centraal stond, werd gesproken over zaken als de userinterface, de uitwisselstrandaard en de diverse bronnen voor permissies. Algemene boodschap: wacht niet af, maar ga proactief aan de slag. Start met de technische realisatie, maar behoud de flexibiliteit om gedurende de komende tijd veranderingen te kunnen doorvoeren.

Na een inspirerende dag, waarin naast plenaire sessies ook in groepsverband een procesdomein is opgepakt, staan nu een aantal deelsessies op de planning. In kleine groepen zullen thema’s als grondslagen, recht van betrokkenen en bewaartermijnen verder uitgewerkt worden. De resultaten hiervan zullen gepresenteerd worden tijdens de volgende juridische en operationele werkgroep-bijeenkomst die beide op 24 januari 2018 zullen plaatsvinden.


INDI 2.0-platform in gebruik genomen bij eerste dealer

Peugeotdealer Van der Werf in Ede is afgelopen maandag 10 juli live gegaan op het nieuwe INDI in combinatie met het EVA Dealer Management Systeem van CDK. Hiermee is het startschot gegeven voor de overstap van alle bijna 800 reeds op INDI aangesloten dealervestigingen.

Van der Werf heeft vanaf vandaag met INDI de beschikking over hét beste fundament voor professioneel klantcontact. Iedere dag een volledig geactualiseerd voertuigbezit, bijgewerkte verhuizingen, omgaan met overledenen en KvK-updates. Dit geeft Van der Werf een significant voordeel in marketing, verkoop en alle andere vormen van klantcontact.

INDI geeft ook invulling aan de data-uitwisselingsafspraken tussen dealer en importeurs. Het onafhankelijke INDI-platform distribueert gegevens conform dataconvenanten en is compliant met de nieuwe privacywetgeving (GDPR). Met de invoering van INDI 2.0 is de merkketen, zoals in dit geval Peugeot, direct op de hoogte is als er iets verandert in de klantgegevens, het autobezit of privacy-instellingen, waardoor de klant zich bij ieder contact met de vestiging, de onderneming en de merkketen erkend en herkend voelt.

Het INDI-platform wordt door RDC uitgevoerd, bestaat al 9 jaar en was aan vernieuwing toe. Door de complete herbouw van INDI -in de vorm van INDI 2.0- is een solide fundament voor het valideren en actualiseren van klantgegevens neergezet. In de komende releases voegt RDC aanvullende functionaliteiten toe, zoals afgesproken met vereniging INDI. De software is volledig door RDC ontwikkeld op basis van een microservice-architectuur en maakt gebruik van de ‘Platform as a Service’-technologie van de Microsoft Azure Cloud in Amsterdam. Hierdoor is de dienst zeer schaalbaar. Indien gewenst kunnen de DMS-systemen iedere paar minuten worden bijgewerkt met de laatste verrijkingen. Voor de gebruiker biedt dit de modernste techniek onder de motorkap. De dienst verloopt volautomatisch door de slimme samenwerking tussen INDI en het DMS. Via het INDI-dashboard heeft de gebruiker dan volledige controle en kan hij verrijkingen beoordelen.


INDI Seminar Privacy & Permissie: standaardisering voor de branche gewenst

In mei 2018 gaat de nieuwe Europese Algemene Verordening Privacybescherming (AVG) van kracht. Wat betekent dit voor de keten? Hoe gaan we om met privacy binnen onze branche? Op maandag 3 juli hebben we de gevolgen én de opties besproken bij RAI te Amsterdam, tijdens het INDI seminar over Privacy en permissie.

Voor ruim zeventig aanwezigen vanuit dealerverenigingen, holdings, importeurs en DMS-leveranciers, heeft Richard van Schaik van DLA Piper de belangrijkste wijzigingen toegelicht. Hij heeft onder andere uitgebreid stilgestaan bij de belangrijkste grondslagen van gegevensverwerking, de rechten van betrokkenen, de functionaris gegevensbescherming en wat te doen bij een data breach.

Vervolgens heeft Simone Diemel van BOVAG toegelicht hoe zij een privacy- en toestemmingsformulier hebben ontwikkeld voor de branche om zich voor bereiden op de veranderende wetgeving.

René Stolp en Lucas van Rijen hebben in het tweede gedeelte van het seminar toegelicht hoe wij hier als branche mee om kunnen gaan en hebben de eerste stappen naar standaardisering voor de branche besproken met de aanwezigen.

Als resultaat van het seminar zijn we direct aan de slag gegaan met de verschillende partijen om te kijken naar hoe we standaardisering kunnen bewerkstellingen voor de branche, zodat alle partijen in mei 2018 gereed zijn voor de nieuwe wetgeving. Al met al een zeer leerzaam en interactief seminar om ons voor te bereiden op de nieuwe wetgeving.


Positieve resultaat onderzoek werking en toegang INDI-platform

Op verzoek van het INDI Bestuur is er door KPMG een assurance-onderzoek gedaan naar de interne maatregelen ter waarborging van de betrouwbaarheid van gegevensverwerking van INDI. Het resultaat van dit onderzoek is positief. RDC heeft aangetoond op alle punten te voldoen aan de vereisten.

Bij dit onderzoek is vooral gekeken naar de gebruikersregistratie, uitlevering, koppelingen met andere applicaties, export en back-upbeheer. Ook de analyse voor welke doeleinden RDC de INDI-data gebruikt of kan gebruiken, valt onder dit onderzoek.

Uit het onderzoek is gebleken dat het INDI-platform veilig is en dat er afdoende processen en procedures zijn om deze veiligheid nu en in de toekomst te kunnen garanderen. Dit betekent overigens niet dat dit door de vereniging INDI niet meer gecontroleerd wordt. Vereniging INDI zal frequent deze audit door KPMG laten herhalen.


Seminar Permissies @ Privacy op 3 juli 2017

P@P Seminar
(Permissie en Privacy)

Locatie:                RAI Vereniging, Amsterdam

Voor:                    Dealerverenigingen, holdings, importeurs en DMS-leveranciers

Data:                     maandagmiddag 3 juli 2017

Introductie

De nieuwe privacywetgeving geeft de plicht om opnieuw de processen te bekijken. Heeft u de juiste toestemming van de klant verkregen om de gewenste communicatie te kunnen doen? Hoe verkrijgt u de juiste toestemming, hoe is de onderlinge uitwisseling van data geregeld, zowel juridisch als technisch als fysiek. Tot slot, nu geeft een klant aan zijn communicatietoestemming te willen veranderen, hoe gaat u hier mee om? Relevante vragen op een zoveel mogelijk operationeel niveau, waar partijen wat over te vertellen hebben, echter, waar we ook graag met elkaar over van gedachten willen wisselen. Een belangrijk punt van aandacht wordt gevormd door de nieuwe Europese Algemene Verordening Privacybescherming (AVG), die medio 2018 van kracht wordt. Mede om die reden organiseren wij deze bijeenkomst in samenwerking met de Bond van Adverteerders (BVA), waar een aantal van de merkorganisaties bij is aangesloten. De BVA besteedt veel aandacht aan de gevolgen van de AVG, die ook voor u relevant zijn.

Programma

12:30                  Ontvangst met lunch

13:00                  Opening seminar – Martin Huisman (voorzitter Vereniging INDI)

13.05                  Wetgeving en consequenties (BVA)

13.45                  Toestemming van de consument, permissies (BOVAG) (Simone Diemel)

14.30                  Pauze

15.00                  Marketing en data binnen merkorganisaties (vrije discussie o.l.v. René Stolp, RDC)

15.30                  Uitwisselen van permissies en praktische verwerking (Lucas van Rijen, RDC)

16.00                  Borrel

16.30                  Einde

Vragen

Mocht u vooraf vragen willen insturen, dan vernemen wij die graag per mail: marjanhelmhout@johnsonfactory.nl


Koppeling tussen I’Car en INDI 2.0

ITmotive heeft met INDI het contract getekend voor de koppeling met INDI 2.0. Het DMS-systeem I’Car van ITmotive wordt gekoppeld met INDI 2.0 voor het updaten van klantdata. Door deze koppeling kunnen gebruikers van ITmotive werken met de vernieuwde versie van INDI.

In 2017 is de nieuwe versie van INDI 2.0 uitgerold. Met alle grote DMS-leveranciers wordt opnieuw gekeken naar de mogelijkheden om hun DMS-systemen te koppelen aan het vernieuwde INDI-pakket. Eerder tekende Reynolds and Reynolds, CDK Global Nederland, incadea Nederland en VCD Automotive BV al het contract.

INDI 2.0 werkt met een nieuw gebruiksvriendelijk dashboard en ook de frequentie van updaten is groter. Zo kan er wekelijks, dagelijks en in de toekomst zelfs real-time geschoond worden. INDI 2.0 zorgt voor het automatisch verwerken van verhuizingen en autowisselingen, voor correcte schrijfwijze van namen, de juiste KvK-bedrijfsnamen en een koppeling met het overlijdensregister. INDI 2.0 is verder in staat om alle mogelijke door het betreffende merk geaccordeerde databases te ontkoppelen zoals “mijn”-omgevingen en alle soorten CRM-pakketten. INDI 2.0 vormt daarmee een onmisbare basis voor de toekomstgerichte dealer.

INDI organiseert al jaren samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata.

 


VCD tekent contract voor INDI 2.0

VCD Automotive BV heeft met INDI het contract getekend om een koppeling tussen INDI 2.0 en het DMS-systeem CarIT te maken, voor het updaten van cruciale klantdata. Door deze koppeling kunnen gebruikers van CarIT werken met de nieuwe, verbeterde versie van INDI. VCD was al leverancier van de eerdere versie van INDI. 

In 2017 is de nieuwe versie van INDI 2.0 uitgerold. Met alle grote DMS-leveranciers wordt opnieuw gekeken naar de mogelijkheden om hun DMS-systemen te koppelen aan het vernieuwde INDI-pakket. Eerder tekende Reynolds and Reynolds, CDK Global Nederland en incadea Nederland al het contract.

INDI 2.0 werkt met een nieuw gebruiksvriendelijk dashboard en ook de frequentie van updaten is groter. Zo kan er wekelijks, dagelijks en in de toekomst zelfs real-time geschoond worden. INDI 2.0 zorgt voor het automatisch verwerken van verhuizingen en autowisselingen, voor correcte schrijfwijze van namen, de juiste KvK-bedrijfsnamen en een koppeling met het overlijdensregister. INDI 2.0 is verder in staat om alle mogelijke door het betreffende merk geaccordeerde databases te ontkoppelen zoals “mijn”-omgevingen en alle soorten CRM-pakketten. INDI 2.0 vormt daarmee een onmisbare basis voor de toekomstgerichte dealer.

INDI organiseert al jaren samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata.


BMW Nederland en Wensink leveren nieuwe bestuursleden INDI

Tako de Jong en Jeroen Keler zijn gestart als nieuwe bestuursleden bij Vereniging INDI. Het INDI-bestuur is nu volledig en bestaat uit vier bestuursleden vanuit importeurs en vier bestuursleden vanuit dealerkant.

INDI organiseert al jaren samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata. In 2016 is hiervoor de nieuwe versie INDI 2.0 gelanceerd.

INDI wordt bestuurd door een vereniging. Het bestuur is opgebouwd vanuit pariteit BOVAG en RAI en bestaat uit vertegenwoordigers vanuit importeurs- en dealerorganisaties. Voorzitter Martin Huisman geeft aan: “Wij zijn als bestuur zeer verheugd met de toetreding van Jeroen Keler en Tako de Jong en zien door hun kennis en ervaring veel toegevoegde waarde voor in de toekomst.”

Tako de Jong, marketingdirecteur van Wensink Automotive B.V., heeft een jarenlange ervaring in de automotivebranche. Hij zit namens dealers in het INDI-bestuur.

Jeroen Keler, Manager CRM bij BMW Group Nederland, is al bijna 20 jaar werkzaam in de automotivebranche, waarvan de laatste 9 jaar in het vakgebied CRM.

“Het belang van juiste klantgegevens, voor zowel het bedrijf als de klant, zijn evident. Echter zorgt de huidige digitalisering van het klantcontact en het Europees wettelijk kader dat dit belang nog verder stijgt op menig directie-agenda”, aldus Jeroen Keler. “Op dit vlak heb ik veel ervaring, dat ik als bestuurslid inbreng. Daarnaast ben ik bij zowel Peugeot Nederland, als nu bij BMW Group Nederland actief betrokken bij de INDI-implementatie en gebruik.” Jeroen Keler zit namens importeurs in het INDI-bestuur.


INDI 2.0 “Live” op iDay

INDI 2.0 is vandaag op de iDay ‘live’ gegaan. INDI 2.0 bevat de nieuwste techniek en databronnen op het gebied van het schonen van klantdata en is compliant met de nieuwe privacyregels van 2018. In 2017 wordt INDI 2.0 uitgerold over de meer dan 800 dealerbedrijven die INDI gebruiken.

Het aankoopproces van klanten verandert drastisch. De digitalisering van de consument, door gebruik van social media en internet, heeft effect op alle bedrijfsprocessen binnen de automotive. Het steeds sneller weten wie je klanten zijn is cruciaal in deze dynamische omgeving. En dus is het organiseren van een schone database een key-succesfactor voor succesvolle bedrijfsvoering.

INDI organiseert al jaren samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata. Dit succesvolle platform is nu drastisch vernieuwd. Naast de nieuwste technieken zijn ook extra bronnen toegevoegd. Zo is het overlijdensregister gekoppeld en kunnen de eigen omgevingen van importeurs makkelijk worden geschoond. Verder is INDI 2.0 nu al compliant met de nieuwe privacyregulering die in 2018 van kracht wordt. INDI houdt bijvoorbeeld rekening met de permissies die klanten geven aan de manier waarop zij benaderd willen worden.

Martin Huisman, voorzitter van de Vereniging INDI: “Samen met onze partner RDC hebben we veel werk verzet. INDI 2.0 geeft onze deelnemers de gelegenheid om een grote volgende stap te maken in de klantdata-infrastructuur. Dit helpt hen verder in de snelle ontwikkelingen op het gebied van klantcontact en marketing. Het is goed te zien dat dit samenwerkingsverband, mogelijk gemaakt door BOVAG en RAI, werkt én succesvol is. En dat is maar goed ook, want we blijven ontwikkelen”.