In 2016 heeft Vereniging INDI een ‘standaard meervoudige permissiestructuren’ opgesteld en met belanghebbende gedeeld. De standaard maakt het mogelijk om op een éénduidige manier communicatieinstellingen in het merkkanaal uit te wisselen. Het afgelopen jaar hebben wij veel werk verricht op AVG-gebied; er zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd met de volgende output: Bewaartermijnenstructuur, De rechten van uw klant en prospect en Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens. In de AVG-slotbijeenkomst van 25 april jl. is een update van de standaard gepresenteerd. Belangrijkste verschil is dat we niet meer spreken van permissies, maar van communicatieinstellingen.

Draagvlak

Deze structuur van communicatie-instellingen is vanuit de praktijk opgebouwd en getoetst door de Functioneel Beheergroep van Vereniging INDI. Daarna is deze permissiestructuur besproken en bekrachtigd in het INDI Bestuur. Er zijn momenteel in totaal 824 dealervestigingen operationeel met INDI. We kunnen stellen dat er een groot draagvlak is. Wij vragen alle externe betrokkenen deze INDI-standaard te ondersteunen en mee te helpen deze zo snel mogelijk succesvol in te voeren.

Inhoud meervoudige structuur communicatie-instellingen

De standaard kent drie hoofdindelingen: Afzender, Informatiesoort en Contactsoort met daarbinnen diverse subcategorieën. Het maximum aantal mogelijkheden komt hiermee op (4x5x4) 80 verschillende mogelijke communicatie-instellingen.

1) Afzender
a) Retail point (dealer, plaats waar klant fysiek komt en persoonlijk contact heeft)
b) OEM/NSO (importeur en/of fabrikant van het betreffende merk van de klant)
c) GROUP (andere bedrijven verbonden en/of gelieerd aan het Retail Point)
d) Business Partners (overige derde partijen)

2) Informatiesoort
a) Autorelevante informatie (CAR)
b) Bedrijfsrelevante informatie (SERVICES)
c) Merk-/modelrelevante informatie (MAKE)
d) Overige commerciële informatie (3RDP)
e) Enquêtes (ENQ)

2a) Autorelevante informatie
Informatie die behoort bij het kenteken, zoals een APK-mailing, verzoek tot een onderhoudsbeurt, of andere relevante informatie direct gerelateerd aan de auto.

2b) Bedrijfsrelevante informatie
Informatie die afkomstig is van het bedrijf of de bedrijfsgroep waarbij de auto gekocht is. Zoals een verhuizing, een jubileum, een voorjaarshow etc.

2c) Merk-/modelrelevante informatie
Informatie over het merk of model dat de klant rijdt, zoals informatie over nieuwe auto’s of nieuwe modellen of aftersalespakketten van het merk.

2d) Overige commerciële informatie
Overige commerciële informatie die niet valt onder de eerdere kopjes waarvan het bedrijf denkt dat de klant er interesse in zou kunnen hebben. Dit kunnen ook zorgvuldig geselecteerde derden zijn.

2e) Enquêtes
Het ontvangen van enquêtes over de dienstverlening of over de auto.

3) Contactsoort
a) E-mail aan/uit
b) Messaging aan/uit
c) Phone aan/uit
d) Mail aan/uit

Binnen deze contactsoorten kan makkelijk gekozen worden hoe iemand benaderd wil worden. Het doel is om gedifferentieerde keuzes te kunnen maken. Bijvoorbeeld: ik wil niet meer gebeld worden, maar wel als het mijn eigen auto betreft.

Al de subcategorieën vormen een flink aantal mogelijkheden. Deze zijn verwoord in onderstaand codeschema. Een dergelijk schema geldt voor iedere afzender. Hier een voorbeeld voor het RETAIL POINT.

Toelichting

• Initieel zal een klant vaak de voorkeur geven voor alle contactsoorten, dus dat zorgt voor 80 communicatievoorkeuren die op AAN worden gezet.
• Per communicatie-instelling wordt dan de huidige status bijgehouden, met daarbij een timestamp en in een vrij tekstveld een omschrijving van de bron. Ook de voorlaatste status wordt bijgehouden indien van toepassing. Voor een individuele klant is in bijlage 1 een voorbeeld uitgewerkt

Tot slot

Deze communicatie-instellingen vormen het totaal van mogelijkheden. In praktijk zal ieder merk en iedere dealer eigen keuzes maken hoe de toestemming te vragen en voor wie. Dit resulteert in een default vragenset voor de klant die ook default een deel van de 80 vinkjes groepsgewijs aan of uitzet. Deze standaard is breed opgezet zodat de INDI-koppeling tussen databases altijd de verschillende mogelijkheden aan kan en kan verwerken in het systeem.

De afgelopen maanden zijn er een aantal brochures verschenen naar aanleiding van de invoering van de nieuwe regelgeving voor privacy (AVG).  Vier werkgroepen maakten dit jaar een praktische doorvertaling van de nieuwe privacywetgeving voor de automotive branche.

Van de brochure ‘AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur’ is nu ook een engelstalige variant beschikbaar:

• Uitgave: ‘GDPR Automotive Retention period structure’

Klik hier voor het bekijken van alle brochures rondom AVG.

In deze bijdrage beschrijven we hoe in de automotivesector met bewaartermijnen omgegaan kan worden. Deze bewaartermijnen zijn niet afhankelijk van de vorm (digitaal vs. hardcopy) of de middelen (systemen/ applicaties/documenten etc.) die gebruikt worden bij het verwerken/bewaren van de persoonsgegevens. Onderwerpen die behandeld worden zijn winback, vaststellen van de bewaartermijn en de verwerking van persoonsgegevens in de winbackperiode.

Deze bijdrage is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd.

Klik hier voor het downloaden van AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur

Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Deze uitgave gaat in op de verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens met daarbij extra aandacht voor het doel: gebruik van persoonsgegevens voor commerciële communicatie. Dit boekje is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd. INDI – Brochure – AVG – Grondslagen – Interactieve PDF

Jaarlijks wordt er op verzoek van het INDI-bestuur een onderzoek gedaan naar de werking van en toegang tot het INDI-platform. De audit wordt uitgevoerd op de processen van het RDC die het INDI platform beheert. In de opdrachtverstrekking is er gevraagd te kijken naar acht specifieke normen over INDI.

Hieronder hoort ook de analyse voor welke doeleinden RDC data gebruikt of kan gebruiken. Verder is gecheckt of alles AVG-proof gebeurt.

Het resultaat is positief. RDC heeft aangetoond op alle punten te voldoen aan de vereisten. Het INDI-platform is veilig en er zijn afdoende processen en procedures om deze veiligheid nu en in de toekomst te kunnen garanderen. Dit betekent overigens niet dat dit door de vereniging INDI niet meer gecontroleerd wordt. Vereniging INDI zal frequent deze audit door KPMG laten herhalen.

Hierbij ontvangt u de presentatie van de slotsessie AVG-bijeenkomst van 25 april 2018:

Presentatie PDF Slotsessie INDI AVG 25 april

Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘De rechten van uw klant en prospects, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Dit boekje biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. INDI – Brochure – De rechten van uw klant en prospect

Slotsessie AVG-bijeenkomst INDI 25 april 2018

Op 25 april vond de vierde bijeenkomst AVG plaats in het BOVAGhuis in Bunnik. Deze sessie is het sluitstuk van een serie bijeenkomsten die in het kader van de nieuwe privacywetgeving (AVG) hebben plaatsgevonden. Met ruim 60 deelnemers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties was de branche goed vertegenwoordigd.

De AVG die per 25 mei aanstaande in werking treedt, houdt de gemoederen in het bedrijfsleven goed bezig. Voor Vereniging INDI, dat het centrale verzamel-, validatie- en uitwisselpunt van NAW-gegevens voor de importeurs en dealers binnen het merkkanaal vormt, dan ook een logische stap om hier een helpende hand in aan te bieden.

Kennisdeling en inhoudelijke discussies

In het afgelopen half jaar hebben vier werkgroepen zich beziggehouden met thema’s als grondslagen en doeleinden, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen. Doel van iedere werkgroep was om een praktische doorvertaling te maken van de nieuwe privacywetgeving voor de auto-branche. Tijdens de vier plenaire bijeenkomsten zijn de resultaten uit deze werkgroepen gepresenteerd. Kennisdeling en inhoudelijke discussies stonden daarbij centraal.

Een belangrijke voorwaarde voor dealers en importeurs om te kunnen voldoen aan de AVG is dat systemen hierop ingericht zijn. Tijdens de slotsessie hebben vier DMS-leveranciers de aanwezigen inzicht gegeven in hoe zij de AVG in hun DMS-pakketten hebben doorgevoerd. Daarbij werd eens te meer duidelijk dat de nieuwe privacywetgeving geen exacte handleiding biedt, maar dat hier in de uitwerking verschillende interpretaties op losgelaten kunnen worden.

Resultaten

Het eerste resultaat uit de werkgroepen is opgeleverd. De INDI-uitgave: De rechten van uw klant en prospect, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur, biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. Deze uitgave is te gratis te downloaden op deze website. Een tweede uitgave met een uitwerking van de diverse grondslagen volgt op korte termijn.

Ten aanzien van het thema opt-in wordt op korte termijn door BOVAG en RAI Vereniging een voorkeursformulier aan de branche aangeboden. Dit formulier dat bestaat uit twee varianten, voor klanten en voor klanten en prospects, helpt het dealerbedrijf om van iedere klant of prospect haar voorkeuren voor commerciële benadering in kaart te brengen.

Tenslotte wordt op het gebied van bewaartermijnen de laatste hand gelegd aan een branche-standaard voor een bewaartermijnenstructuur. Met deze standaard die aan de toezichthouder zal worden aangeboden, wil de branche aantonen dat het op een professionele en onderbouwde wijze invulling heeft gegeven aan de nieuwe privacywetgeving.

Klik hier om de presentatie te downloaden van deze bijeenkomst.

De bijeenkomsten over AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.

24 april 2018

Laat u nu overtuigen van de voordelen van INDI 2.0 met dit filmpje, gemaakt door RDC!

Het pakket EVA van DMS leverancier CDK Global is afgelopen maand officieel gecertificeerd voor INDI 2.0 door de vereniging INDI.

INDI is het succesvolle branche-initiatief om de database van de dealer up-to-date te houden. Zowel klantgegevens als voertuiggegevens worden gecorrigeerd, aangepast en aangevuld. Een schone database is erg belangrijk voor alle interne processen en marketingactiviteiten.

Vrijwel alle automerken zijn binnen INDI vertegenwoordigd. Zij vragen van DMS-leveranciers om een goede koppeling met INDI te realiseren. Een certificering garandeert de gebruiker binnen het dealerbedrijf dat de INDI-koppeling met het DMS-pakket goed werkt en praktisch ingericht is.

Om een goed werkende koppeling te kunnen garanderen, werkt INDI met certificeringen.  Voor INDI 1.0 zijn Autoline en EVA van CDK, Wincar van Reynolds & Reynolds, CarIT van Axians, Engine en incadea.dms van Incadea, OEC van Carsoft en I’Car van ITmotive gecertificeerd. Met de komst van INDI 2.0 worden de DMS-pakketten opnieuw gecertificeerd. EVA heeft als eerste dit certificaat behaald.

Er zijn inmiddels meer dan 750 dealers die INDI-gebruiken en vrijwel alle DMS systemen hebben een werkende aansluiting. “Wij streven naar een frequente en coöperatieve samenwerking met alle belangrijke DMS-leveranciers. INDI is inmiddels een geaccepteerde branchestandaard is. DMS-leveranciers zien het belang van een schone database, zij weten dit goed op waarde te schatten. Alle systemen, processen en activiteiten werken beter met schone data.” Aldus Martin Huisman, voorzitter van de Vereniging INDI.

INDI geeft ook invulling aan de data-uitwisselingsafspraken tussen dealer en importeurs. Het onafhankelijke INDI-platform distribueert gegevens conform dataconvenanten en is compliant met de nieuwe privacywetgeving (GDPR). Met de invoering van INDI 2.0 is de merkketen direct op de hoogte is als er iets verandert in de klantgegevens, het autobezit of privacy-instellingen, waardoor de klant zich bij ieder contact met de vestiging, de onderneming en de merkketen erkend en herkend voelt.

Het INDI-platform wordt door RDC uitgevoerd, bestaat al 9 jaar en was aan vernieuwing toe. Door de complete herbouw van INDI -in de vorm van INDI 2.0- is een solide fundament voor het valideren en actualiseren van klantgegevens neergezet. In de komende releases voegt RDC aanvullende functionaliteiten toe, zoals afgesproken met vereniging INDI. De software is volledig door RDC ontwikkeld op basis van een microservice-architectuur en maakt gebruik van de ‘Platform as a Service’-technologie van de Microsoft Azure Cloud in Amsterdam. Hierdoor is de dienst zeer schaalbaar.

Indien gewenst kunnen de DMS-systemen iedere paar minuten worden bijgewerkt met de laatste verrijkingen. Voor de gebruiker biedt dit de modernste techniek onder de motorkap. De dienst verloopt volautomatisch door de slimme samenwerking tussen INDI en het DMS. Via het INDI-dashboard heeft de gebruiker dan volledige controle en kan hij verrijkingen beoordelen.

Over de vereniging INDI

Vereniging INDI is een initiatief van RAI Vereniging afdeling Auto’s en BOVAG Autodealers. Voor meer informatie over dit persbericht kunt u contact opnemen met voorzitter Martin Huisman (06-22555754).

Over RDC
RDC is informatiseerder van en voor de branche. Voor meer informatie over dit persbericht kunt u contact opnemen met René Stolp (020-5497186).