ITmotive heeft met DMS I’Car succesvol de pilotfase doorlopen en is nu gecertificeerd voor INDI 2.0. Door deze koppeling kunnen gebruikers van I’Car werken met de vernieuwde versie van INDI voor het updaten van klantdata.

Bij Citroëndealer Bertens in Tilburg, Peugeotdealer van Tilborg in Zaltbommel en Opeldealer Jetten Cuijk is de pilot succesvol verlopen. Zij zijn nu over op de nieuwste versie van INDI. Eerder werd het DMS-systeem EVA, van leverancier CDK Global, al gecertificeerd.

INDI 2.0 werkt met een nieuw gebruiksvriendelijk dashboard en ook de frequentie van updaten is groter. Zo kan er wekelijks, dagelijks en in de toekomst zelfs real-time geschoond worden. INDI 2.0 zorgt voor het automatisch verwerken van verhuizingen en autowisselingen, voor correcte schrijfwijze van namen, de juiste KvK-bedrijfsnamen en een koppeling met het overlijdensregister. INDI 2.0 is verder in staat om alle mogelijke door het betreffende merk geaccordeerde databases te ontkoppelen, zoals “mijn”-omgevingen en alle soorten CRM-pakketten. INDI 2.0 vormt daarmee een onmisbare basis voor de toekomstgerichte dealer.

INDI organiseert al jaren samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata.

INDI vraagt aan DMS-leveranciers om een goede koppeling te realiseren. Een certificering garandeert de gebruiker binnen het dealerbedrijf dat de INDI-koppeling met het DMS-pakket goed werkt en praktisch ingericht is. Met de komst van INDI 2.0 worden de DMS-pakketten opnieuw gecertificeerd.

Op dit moment wordt de nieuwste versie van INDI uitgerold, INDI 2.0. Bij het starten met INDI 2.0 ontvangt de dealer een korte gebruikerstraining, die bij goed resultaat beloond wordt met een certificaat. Deze week is het 50ste certificaat uitgereikt aan Citroën-dealer Bertens in Tilburg.

Meer dan 800 dealerbedrijven zijn aangesloten bij het INDI-platform. Deze gaan in 2018 en 2019 allemaal over op INDI 2.0. Bij de uitrol hoort de gebruikerstraining tot Certified Data Employee. Na het volgen van deze training weet een medewerker exact hoe de beoordelingsschermen werken en hoe er met de persoonsgegevens omgegaan moet worden.

In het INDI-beoordelingsscherm worden naast wijzigingen in voertuiggegevens ook verhuizingen en klanten die overleden zijn weergegeven. Het spreekt voor zich dat hier uiterst zorgvuldig en adequaat mee omgegaan moet worden. Martin Huisman, voorzitter vereniging INDI hierover: “Het beheren van klantdata is erg belangrijk. Alle interne processen en marketingactiviteiten lopen vele malen beter bij een schone klantendatabase. Het was voor ons een no-brainer om deze functie/taak binnen het dealerbedrijf apart te benoemen en hier een certificaat voor te maken. Iedere dealer zou per definitie een Certified Data Employee moeten willen hebben”.

Citroën-dealer Bertens in Tilburg is afgelopen woensdag live gegaan met INDI 2.0. Directeur Herald Verhagen en Financieel Manager Jeroen Bertens hebben beiden succesvol de INDI-gebruikerstraining afgerond. Zij hebben het vijftigste INDI Certified Data Employee-certificaat in ontvangst mogen nemen.

INDI organiseert samen met RDC, de aanbieder van de INDI-diensten, voor meer dan 800 dealervestigingen en 18 verschillende automerken het schonen en up-to-date houden van klantdata. Uiteraard is INDI volledig AVG-proof, afgelopen jaar heeft de vereniging INDI diverse informatieve boekjes gepubliceerd die het merkkanaal volledig voorbereiden en inlichten over de AVG-wetgeving. Een volgende stap binnen INDI is het kunnen delen van communicatie-instellingen tussen de dealersystemen en de uitwisseling met de importeur. Na deze volgende stap wordt INDI 1.0 in 2019 volledig uit gefaseerd.

In 2016 heeft Vereniging INDI een ‘standaard meervoudige permissiestructuren’ opgesteld en met belanghebbende gedeeld. De standaard maakt het mogelijk om op een éénduidige manier communicatieinstellingen in het merkkanaal uit te wisselen. Het afgelopen jaar hebben wij veel werk verricht op AVG-gebied; er zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd met de volgende output: Bewaartermijnenstructuur, De rechten van uw klant en prospect en Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens. In de AVG-slotbijeenkomst van 25 april jl. is een update van de standaard gepresenteerd. Belangrijkste verschil is dat we niet meer spreken van permissies, maar van communicatieinstellingen.

Draagvlak

Deze structuur van communicatie-instellingen is vanuit de praktijk opgebouwd en getoetst door de Functioneel Beheergroep van Vereniging INDI. Daarna is deze permissiestructuur besproken en bekrachtigd in het INDI Bestuur. Er zijn momenteel in totaal 824 dealervestigingen operationeel met INDI. We kunnen stellen dat er een groot draagvlak is. Wij vragen alle externe betrokkenen deze INDI-standaard te ondersteunen en mee te helpen deze zo snel mogelijk succesvol in te voeren.

Inhoud meervoudige structuur communicatie-instellingen

De standaard kent drie hoofdindelingen: Afzender, Informatiesoort en Contactsoort met daarbinnen diverse subcategorieën. Het maximum aantal mogelijkheden komt hiermee op (4x5x4) 80 verschillende mogelijke communicatie-instellingen.

1) Afzender
a) Retail point (dealer, plaats waar klant fysiek komt en persoonlijk contact heeft)
b) OEM/NSO (importeur en/of fabrikant van het betreffende merk van de klant)
c) GROUP (andere bedrijven verbonden en/of gelieerd aan het Retail Point)
d) Business Partners (overige derde partijen)

2) Informatiesoort
a) Autorelevante informatie (CAR)
b) Bedrijfsrelevante informatie (SERVICES)
c) Merk-/modelrelevante informatie (MAKE)
d) Overige commerciële informatie (3RDP)
e) Enquêtes (ENQ)

2a) Autorelevante informatie
Informatie die behoort bij het kenteken, zoals een APK-mailing, verzoek tot een onderhoudsbeurt, of andere relevante informatie direct gerelateerd aan de auto.

2b) Bedrijfsrelevante informatie
Informatie die afkomstig is van het bedrijf of de bedrijfsgroep waarbij de auto gekocht is. Zoals een verhuizing, een jubileum, een voorjaarshow etc.

2c) Merk-/modelrelevante informatie
Informatie over het merk of model dat de klant rijdt, zoals informatie over nieuwe auto’s of nieuwe modellen of aftersalespakketten van het merk.

2d) Overige commerciële informatie
Overige commerciële informatie die niet valt onder de eerdere kopjes waarvan het bedrijf denkt dat de klant er interesse in zou kunnen hebben. Dit kunnen ook zorgvuldig geselecteerde derden zijn.

2e) Enquêtes
Het ontvangen van enquêtes over de dienstverlening of over de auto.

3) Contactsoort
a) E-mail aan/uit
b) Messaging aan/uit
c) Phone aan/uit
d) Mail aan/uit

Binnen deze contactsoorten kan makkelijk gekozen worden hoe iemand benaderd wil worden. Het doel is om gedifferentieerde keuzes te kunnen maken. Bijvoorbeeld: ik wil niet meer gebeld worden, maar wel als het mijn eigen auto betreft.

Al de subcategorieën vormen een flink aantal mogelijkheden. Deze zijn verwoord in onderstaand codeschema. Een dergelijk schema geldt voor iedere afzender. Hier een voorbeeld voor het RETAIL POINT.

Toelichting

• Initieel zal een klant vaak de voorkeur geven voor alle contactsoorten, dus dat zorgt voor 80 communicatievoorkeuren die op AAN worden gezet.
• Per communicatie-instelling wordt dan de huidige status bijgehouden, met daarbij een timestamp en in een vrij tekstveld een omschrijving van de bron. Ook de voorlaatste status wordt bijgehouden indien van toepassing. Voor een individuele klant is in bijlage 1 een voorbeeld uitgewerkt

Tot slot

Deze communicatie-instellingen vormen het totaal van mogelijkheden. In praktijk zal ieder merk en iedere dealer eigen keuzes maken hoe de toestemming te vragen en voor wie. Dit resulteert in een default vragenset voor de klant die ook default een deel van de 80 vinkjes groepsgewijs aan of uitzet. Deze standaard is breed opgezet zodat de INDI-koppeling tussen databases altijd de verschillende mogelijkheden aan kan en kan verwerken in het systeem.

De afgelopen maanden zijn er een aantal brochures verschenen naar aanleiding van de invoering van de nieuwe regelgeving voor privacy (AVG).  Vier werkgroepen maakten dit jaar een praktische doorvertaling van de nieuwe privacywetgeving voor de automotive branche.

Van de brochure ‘AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur’ is nu ook een engelstalige variant beschikbaar:

• Uitgave: ‘GDPR Automotive Retention period structure’

Klik hier voor het bekijken van alle brochures rondom AVG.

In deze bijdrage beschrijven we hoe in de automotivesector met bewaartermijnen omgegaan kan worden. Deze bewaartermijnen zijn niet afhankelijk van de vorm (digitaal vs. hardcopy) of de middelen (systemen/ applicaties/documenten etc.) die gebruikt worden bij het verwerken/bewaren van de persoonsgegevens. Onderwerpen die behandeld worden zijn winback, vaststellen van de bewaartermijn en de verwerking van persoonsgegevens in de winbackperiode.

Deze bijdrage is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd.

Klik hier voor het downloaden van AVG Automotive Bewaartermijnenstructuur

Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘Grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Deze uitgave gaat in op de verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens met daarbij extra aandacht voor het doel: gebruik van persoonsgegevens voor commerciële communicatie. Dit boekje is tot stand gekomen vanuit de AVG-werkgroepen die door Vereniging INDI zijn georganiseerd. INDI – Brochure – AVG – Grondslagen – Interactieve PDF

Jaarlijks wordt er op verzoek van het INDI-bestuur een onderzoek gedaan naar de werking van en toegang tot het INDI-platform. De audit wordt uitgevoerd op de processen van het RDC die het INDI platform beheert. In de opdrachtverstrekking is er gevraagd te kijken naar acht specifieke normen over INDI.

Hieronder hoort ook de analyse voor welke doeleinden RDC data gebruikt of kan gebruiken. Verder is gecheckt of alles AVG-proof gebeurt.

Het resultaat is positief. RDC heeft aangetoond op alle punten te voldoen aan de vereisten. Het INDI-platform is veilig en er zijn afdoende processen en procedures om deze veiligheid nu en in de toekomst te kunnen garanderen. Dit betekent overigens niet dat dit door de vereniging INDI niet meer gecontroleerd wordt. Vereniging INDI zal frequent deze audit door KPMG laten herhalen.

Hierbij ontvangt u de presentatie van de slotsessie AVG-bijeenkomst van 25 april 2018:

Presentatie PDF Slotsessie INDI AVG 25 april

Hierbij ontvangt u de INDI-uitgave ‘De rechten van uw klant en prospects, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur’. Dit boekje biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. INDI – Brochure – De rechten van uw klant en prospect

Slotsessie AVG-bijeenkomst INDI 25 april 2018

Op 25 april vond de vierde bijeenkomst AVG plaats in het BOVAGhuis in Bunnik. Deze sessie is het sluitstuk van een serie bijeenkomsten die in het kader van de nieuwe privacywetgeving (AVG) hebben plaatsgevonden. Met ruim 60 deelnemers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties was de branche goed vertegenwoordigd.

De AVG die per 25 mei aanstaande in werking treedt, houdt de gemoederen in het bedrijfsleven goed bezig. Voor Vereniging INDI, dat het centrale verzamel-, validatie- en uitwisselpunt van NAW-gegevens voor de importeurs en dealers binnen het merkkanaal vormt, dan ook een logische stap om hier een helpende hand in aan te bieden.

Kennisdeling en inhoudelijke discussies

In het afgelopen half jaar hebben vier werkgroepen zich beziggehouden met thema’s als grondslagen en doeleinden, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen. Doel van iedere werkgroep was om een praktische doorvertaling te maken van de nieuwe privacywetgeving voor de auto-branche. Tijdens de vier plenaire bijeenkomsten zijn de resultaten uit deze werkgroepen gepresenteerd. Kennisdeling en inhoudelijke discussies stonden daarbij centraal.

Een belangrijke voorwaarde voor dealers en importeurs om te kunnen voldoen aan de AVG is dat systemen hierop ingericht zijn. Tijdens de slotsessie hebben vier DMS-leveranciers de aanwezigen inzicht gegeven in hoe zij de AVG in hun DMS-pakketten hebben doorgevoerd. Daarbij werd eens te meer duidelijk dat de nieuwe privacywetgeving geen exacte handleiding biedt, maar dat hier in de uitwerking verschillende interpretaties op losgelaten kunnen worden.

Resultaten

Het eerste resultaat uit de werkgroepen is opgeleverd. De INDI-uitgave: De rechten van uw klant en prospect, betekenis van de AVG voor autodealer en importeur, biedt een handleiding hoe om te gaan met klanten en prospects die een beroep doen op één van de rechten voortvloeiend uit de AVG. Deze uitgave is te gratis te downloaden op deze website. Een tweede uitgave met een uitwerking van de diverse grondslagen volgt op korte termijn.

Ten aanzien van het thema opt-in wordt op korte termijn door BOVAG en RAI Vereniging een voorkeursformulier aan de branche aangeboden. Dit formulier dat bestaat uit twee varianten, voor klanten en voor klanten en prospects, helpt het dealerbedrijf om van iedere klant of prospect haar voorkeuren voor commerciële benadering in kaart te brengen.

Tenslotte wordt op het gebied van bewaartermijnen de laatste hand gelegd aan een branche-standaard voor een bewaartermijnenstructuur. Met deze standaard die aan de toezichthouder zal worden aangeboden, wil de branche aantonen dat het op een professionele en onderbouwde wijze invulling heeft gegeven aan de nieuwe privacywetgeving.

Klik hier om de presentatie te downloaden van deze bijeenkomst.

De bijeenkomsten over AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.