Tweede AVG-bijeenkomst INDI 24 januari 2018
Op 24 januari vond de tweede bijeenkomst AVG plaats in het Postillion in Bunnik. Vier werkgroepen hebben de afgelopen maanden gezocht naar een praktische uitwerking van de veranderingen die de AVG met zich meebrengt. De voorlopige resultaten werden deze middag gepresenteerd. Met een opkomst van ruim 60 deelnemers was de branche ruim vertegenwoordigd.
In aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 heeft in november de eerste bijeenkomst AVG plaatsgevonden. De vier werkgroepen die hieruit zijn opgericht hebben zich de afgelopen maanden beziggehouden met de thema’s grondslagen, opt-in, bewaartermijnen en rechten van betrokkene.
Tijdens de tweede AVG- bijeenkomst zijn de eerste resultaten gepresenteerd. Met een zaal van ruim 60 vertegenwoordigers vanuit import, dealerverenigingen, DMS-leveranciers en brancheorganisaties leidde dit tot inhoudelijke en levendige discussies.
Praktische uitwerking
Vanuit de werkgroep Grondslagen werd aan de hand van praktische voorbeelden gepresenteerd wat de diverse grondslagen inhouden. Het belangrijkste punt van aandacht dat naar voren kwam, is de vraag wanneer iets vanuit een gerechtvaardigd belang mag en wanneer je ergens toestemming voor moet vragen. Vanuit de werkgroep opt-in werd middels het presenteren van een voorkeursformulier klantcontact hier een concrete invulling aan gegeven. Dit formulier dat een initiatief is van BOVAG en RAI Vereniging geeft een klant of prospect de mogelijkheid voorkeur en toestemming te geven voor het ontvangen van informatie zoals nieuwsbrieven of productinformatie.
Bewaren van persoonsgegevens
Een belangrijk kenmerk van de AVG is dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verkregen. In dat kader heeft de werkgroep bewaartermijnen een uitwerking van een bewaartermijnenstructuur gepresenteerd. De bewaartermijn die gehandhaafd wordt, is twee jaar na het beëindigen van de klantrelatie of na de desbetreffende transactie. Kenmerkend voor de structuur is dat gegevens gesplitst verwijderd worden. Nadat de structuur zowel juridisch als technisch getoetst is, zal het als voorstel voor een branchestandaard bij de Autoriteit Persoonsgegevens ingediend worden.
Rechten en plichten
Klanten en prospects waar gegevens van worden verzameld en gebruikt, hebben rechten. In de AVG wordt dit genoemd: de rechten van de betrokkene. Vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) waren we hier al bekend mee, in de AVG is het aantal rechten echter uitgebreid. De uitbreiding betreft het recht op vergetelheid en het recht op dataportabiliteit. Om het voor dealer en importeurs te vergemakkelijken, wordt vanuit de werkgroep Rechten van Betrokkene een handleiding met bijbehorende gedragsregels ontwikkeld.
De bijeenkomsten AVG zijn een initiatief van INDI, BOVAG, RAI Vereniging en RDC.
